هوش تجاری چیست؟

در پاسخ به این سوال که هوش تجاری چیست باید گفت که هوش تجاری (Business Intelligence) یکی از به روزترین و پرکاربردترین مفاهیم این روزهای دنیای کسب و کار است که همچون نورافکنی در شب تاریک، مدیران را در یافتن بهترین و امن‌ترین رویکردهای استراتژیک یا راهبردی یاری می‌رساند.

در ادامه به بیان چرایی مهم بودن هوش تجاری در کسب و کارها و فضای رقابتی بازار خواهیم پرداخت. آنچه در این مقاله خواهید خواند:

• هوش تجاری چیست و چرا اهمیت دارد؟
• هوش تجاری چه تأثیری در کسب و کار دارد؟
• فرآیند کار هوش تجاری
• مزایا و معایب هوش تجاری

هوش تجاری چیست و چرا اهمیت دارد؟

هوش تجاری یا BI به فرایند یا دانشی گفته می‌شود که به گردانندگان یک شرکت یا کسب و کار امکان می‌دهد تا با اتکا به مجموعه‌ای از ابزارها و روش‌های تحلیلی نسبت به تجزیه و تحلیل اطلاعات بدست آمده از کسب و کار خود اقدام کرده و در نهایت از نتایج حاصله برای اتخاذ تصمیمات بهتر استفاده نمایند. به طور خلاصه می‌توان گفت که هوش تجاری از آن جهت حائز اهمیت و مهم است که اطلاعات مفید و ارزشمندی را در خصوص عملکرد بخش‌های مختلف یک کسب و کار به مدیران و گردانندگان آن ارائه می‌دهد. این اطلاعات می‌توانند بیانگر چگونگی عملکرد بخش‌های مختلف یک سازمان یا کسب و کار باشند از جمله: تعداد خرید یا فروش‌های انجام شده، خدمات ارائه شده، مجموعه عوامل مؤثر بر عملکرد و فعالیت‌های سازمان و دیگر اطلاعات یکپارچه و ارزشمندی که می‌توانند به مدیران در اتخاذ تصمیمات مهم و راهبردی کمک کنند.

علاوه بر این هوش تجاری مدیران را قادر می‌سازد تا با اتخاذ تصمیمات و راهکارهای درست وضعیت موجود را ارتقاء بخشیده و روند بازگشت سرمایه را تسریع کنند. مدیران با به کارگیری انواع مدل‌های هوش تجاری یا BI‌ متوجه خواهند شد که کدام بخش از کسب و کار آنها باعث افزایش ضرر شده و سود را کاهش می‌دهند و کدام بخش از فعالیت‌ها و عوامل سود بیشتری را برای آنها به همراه دارند. این بدان معناست که هوش تجاری شرکت یا سازمان را در مسیر بیشینه کردن سود یاری می‌کند و همچون یک مشاور تجاری، امکان شناسایی و به کارگیری رویه‌های اثرگذار و ارزشمند را برای مدیران میسر می‌سازد.

هوش تجاری چه تأثیری در کسب و کار دارد؟

هوش تجاری ابزاری برای پایش اطلاعات است و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات مهم و کاربردی اتخاذ کنند. مفهوم هوش تجاری اولین بار و در سال ۱۹۸۹ توسط هوارد درسنر مطرح شده است. این درحالیست که استفاده از هوش تجاری در کسب و کارها به زمانی مربوط می‌شود که رایانه‌ها به تازگی اختراع شده بودند و کارشناسان می‌توانستند تا حدودی در تجزیه و تحلیل داده‌های برآمده از کسب و کارها یا فعالیت سازمان‌ها از آنها بهره‌گیری نمایند.

استفاده از هوش تجاری در کسب و کارها از آن جهت اهمیت دارد که بررسی عملکرد بخش‌های مختلف یک کسب و کار یا سازمان به شکلی دقیق و محاسبه نحوه عملکرد آن در بخش‌های مختلف از جمله میزان سود و درآمدزایی، نیاز به بکارگیری نیروی انسانی و صرف زمان قابل توجه دارد. با این حال بسیاری از کسب و کارها با انکا به روش‌های سنتی و غیر دقیق در اغلب موارد به نتایجی سطحی و نه چندان دقیق دست می‌یابند که نمی‌تواند تأثیر چندانی در کسب و کار آنها بگذارد.

این در حالی است که هوش تجاری می‌تواند در زمانی بسیار کوتاه‌تر و با صرف انرژی بسیار کمتر نتایج و آمار دقیق و کاربردی را از عملکرد سازمان‌ها و کسب و کارها در اختیار مدیران آنها قرار دهد. نکته متمایز کننده هوش تجاری از روش‌های سنتی مرسوم در تجزیه و تحلیل اطلاعات آن است که این ابزار مجموعه عواملی بسیار گسترده‌تر از جمله تاریخ و ساعت،‌ عوامل محیطی و دوره‌ای مختلف و همچنین اطلاعات مختلف در خصوص عملکرد کسب و کار از جمله میزان خرید و فروش و رشد یا کاهش خدمات ارائه شده را به صورت یکپارچه و مجتمع لحاظ کرده و مورد تفسیر و بررسی قرار می‌دهد.

مثلا هوش تجاری می‌تواند به این سوال شما پاسخ دهد که مردم یک منطقه کدام محصول یا خدمت شما را بیشتر خرید یا استفاده می‌کنند. یا اینکه می‌تواند به شما بگوید که فروش کدام محصول شما در یک منطقه صرفه اقتصادی نداشته و یا اینکه کدام خدمت شما در بازه زمانی خاصی از سال می‌تواند مشتریان و در نتیجه درآمد بیشتری را برای شما به همراه آورد و بر سود شما بیافزاید. پس از آن شما خواهید توانست در مورد گسترش پشتیبانی یا عمر یک محصول و یا خاتمه دادن به پشتیبانی یا فروش یک محصول، یا نحوه ارائه خدمات یا محصولات خود با دیدی بازتر تصمیم بگیرید.

همچنین هوش تجاری شما را قادر می‌سازد تا با انکا بر داده‌های از پیش در اختیار داشته‌اید یا داده‌هایی که به تازگی جمع آوری کرده‌اید، نسبت به بررسی و تحلیل کسب و کار خود اقدام کنید.

فرآیند کار هوش تجاری

فرایند کار هوش تجاری و شیوه‌های استفاده از آن برای هیچ کسب و کاری با محدودیت همراه نیست. از این رو صرفا هر شرکتی که بتواند داده‌های قابل اندازه‌گیری و قابل مقایسه را به شکلی دقیق از فرآیندهای مرتبط با کسب و کار خود جمع آوری، تحلیل و تفسیر کند، خواهد توانست از مزایای هوش تجاری بهره‌مند شود.

جمع آوری داده

شرکت‌ها و‌ سازمان‌ها، بسته به نوع و حجم فعالیت‌هایی که دارند به طور روزانه و ماهانه داده‌های زیادی را تولید و گردآوری می‌کنند. مدیران و تصمیم گیرندگان هر سازمان یا شرکت باید با توجه به نیازهای تیم مدیریتی ترتیبی دهند تا اطلاعات و داده‌های تولید شده در قالب گزارش‌ها، فایل‌ها یا اسنادی که موارد مورد نیاز را به شکلی درست پوشش داده‌اند، گردآوری شوند.

با توجه به ماهیت فرآیند کار هوش تجاری و این واقعیت که این سیستم قرار است به بررسی عوامل موفقیت یا ضعف سازمان بپردازد و دلایل سود یا زیان کسب و کار را بیان کرده و یا چگونگی عملکرد آن در آینده را پیش‌بینی کند، بسیار مهم است داده‌هایی که قرار است در سیستم هوش تجاری به کار گرفته شوند در یک چارچوب خاص جمع آوری شده و به درستی در اختیار سیستم قرار گیرند.

بنابراین بهتر است که داده‌ها در یک بانک اطلاعاتی یا به عبارت دیگر یک پایگاه ذخیره سازی اطلاعات که می‌تواند به صورت سراسری با بخش‌های مختلف سازمان در ارتباط بوده و اطلاعات لازم را دریافت نماید، ذخیره شوند.

پیاده سازی هوش تجاری و تحلیل داده

پیش از تحلیل هر گونه داده، تیم پیاده کننده هوش تجاری یا BI باید سازوکارها و سیستم‌های لازم جهت طراحی داشبوردها و قالب‌های مشخص شده اقدام نماید. این امر از آن نظر حائز اهمیت است که چگونگی تعامل، طراحی رابط کاربری و ارائه گزارش‌ها به تیم مدیریت در این مرحله طراحی و اجرا می‌شود.

در این مرحله کارشناسان هوش تجاری باید طرح مورد نظر خود برای راه‌اندازی این سیستم را به شکل آزمایشی پیاده سازی کرده و با توجه به انتظارات به عیب یابی و رفع نواقص احتمالی موجود در محاسبات، کدها و فرمول‌های به کار گرفته شده بپردازند. از این رو بسیار مهم است که سیستم BI در این مرحله به دفعات مورد آزمایش قرار گرفته تا از حصول نتایج دلخواه در فرآیند تحلیل داده اطمینان حاصل شود.

بررسی نتایج و تفسیر اطلاعات

در این مرحله و پس از مشخص شدن نتایج، مدیران شرکت یا سازمان به همراه کارشناسان هوش تجاری این امکان را خواهند داشت تا به بررسی داده‌ها پرداخته و نسبت به شناسایی عوامل اثرگذار بر عملکرد سازمان از جمله دلایل افزایش سود یا زیان، عوامل اثرگذار بر رفتارهای دوره‌ای یا جغرافیایی مشتریان، پیش‌بینی عملکرد در دوره‌های مختلف و غیره اقدام نمایند.

مزایا و معایب هوش تجاری

هوش تجاری مزایای متعددی را برای کسب و کارها و سازمان‌ها به همراه دارد. به صورت خلاصه‌وار می‌توان از ویژگی‌هایی نظیر کاهش هزینه‌ها،  افزایش راندمان یا بهره‌وری، ساده‌تر کردن فرایند تصمیم گیری، گزارش‌دهی مداوم و منظم و رقابت سالم به عنوان مزایای هوش تجاری نام برد.

برای مثال هوش تجاری دسترسی به داده‌ها و اطلاعات آماری را برای مدیران و تصمیم گیرندگان کلان سازمان تسهیل کرده و آنها را قادر می‌سازد در مدت زمانی کوتاه‌تر، تصمیماتی هوشمندانه‌تر را اتخاذ کنند. برای مثال آنها با دیدن اطلاعات و داده‌ها می‌فهمند که چه اشخاص و شرکت‌هایی برای همکاری مناسب‌تر هستند، چه رابطه‌هایی برای شرکت سود و کدامیک از آنها زیان به همراه دارند. این تصمیمات در کنار کاهش هزینه‌‌های سازمان در بخش‌های اجرایی، می‌تواند افزایش بهره‌وری را به دنبال داشته باشد.

اما مهمترین مزیت هوش تجاری که می‌تواند مدیران را در دستیابی و بهره‌گیری از مزایای یاد شده یاری رساند، برخورداری و استفاده آنها از یک سیستم گزارش‌دهی مداوم و منظم، از عملکرد تمامی قسمت‌ها و بخش‌های سازمان یا شرکت است. در نهایت تمامی مزایای یاد شده در کنار هم باعث خواهند شد تا شما دید کامل و جامعی نسبت به جایگاه و عملکرد کسب و کار خود داشته باشید و بدانید که دقیقا چه کارهایی را باید انجام بدهید یا انجام کدامیک از فعالیت‌ها را باید متوقف کنید تا بهتر بتوانید به مصاف رقبای خود بروید.

اما در سوی دیگر استفاده نادرست از هوش تجاری می‌تواند معایبی را نیز با خود به همراه داشته باشد که از جمله آنها می‌توان به گردآوری و استفاده از اطلاعات اولیه نادرست و نامناسب، خطا و اشتباه در نحوه پیاده‌سازی سیستم هوش تجاری و عدم وجود اهداف مشخص و برنامه‌ای دقیق و حساب شده اشاره کرد. از آنجا که هوش تجاری باید به صورت هدفمند و دقیق انجام شود، بروز هر یک از عوامل یاد شده می‌تواند به عملکرد ناصحیح هوش تجاری منجر شود.

هوش تجاری در یک نگاه

به طور خلاصه هوش تجاری به معنای استفاده درست و موثر از سیستم‌های نرم‌افزاری برای تبدیل داده‌ها به یک گزارش دائمی و پویا است که سنجه‌های مورد نیاز برای بهبود عملکرد یک شرکت یا کسب و کار را فراهم می‌کند. هوش تجاری یا BI مدیران را قادر می‌سازد تا در راه رسیدن به اهداف شرکت یا سازمان خود گام‌های مؤثرتری برداشته و اقدامات هوشمندانه‌تری را در زمان کوتاه‌تر اتخاذ نمایند. هوش تجاری برای کسب و کارها در نقش یک مشاور است و به واسطه راهکارها و شاخص‌هایی که فراهم می‌کند، فرایند تصمیم گیری راهبردی را تسهیل می‌نماید.