کنترل پروژه چیست؟ چرا کنترل پروژه اهمیت دارد؟ تفاوت کنترل پروژه و مدیریت پروژه در چیست؟ عناصر و ابزار کنترل پروژه چیست؟
مهم‌ترین بخش مدیریت پروژه، کنترل آن است. پس از اتخاذ تصمیمی برای راه‌اندازی و اجرای یک پروژه ، مدیر پروژه باید مسئولیت کنترل وظایف افراد برای رسیدن به اهداف نعیین شده پروژه را بر عهده بگیرد و تمام تلاش خود را در این ضمینه به کار گیرد. موضوع حائز اهمیت این است که کنترل پروژه فقط شامل پروژه های عمرانی یا مهندسی در سطح کلان نمی‌شود بلکه به هر اقدامی که برای رسیدن به هدفی انجام می‌شود، کنترل پروژه لازم است.
مفهوم کنترل پروژه بسیار ساده است: یک پروژه با اهداف مشخص پس از مطالعه منابع موجود و ترسیم برنامه ای برای دستیابی به آن اهداف ایجاد می شود. کنترل همان چیزی است که نظارت بر این برنامه ها را تضمین می کند.

در این مقاله به این می‌پردازیم که کنترل پروژه چگونه انجام می‌پذیرد و چه ابزار هایی برای کنترل یک پروژه وجود دارد.

کنترل پروژه
تعاریف زیادی در مورد کنترل پروژه وجود دارد که در صنایع و در شرکت های درون صنایع مورد استفاده قرار می گیرد. کنترل پروژه یک عملکرد حرفه‌ای است که به عنوان مجموعه‌ای از مهارت های تخصصی در نوع خودش شناخته می‌شود. در اصل هدف از کنترل پروژه دستیابی به اهداف پروژه طبق برنامه طراحی شده است. قبل از ادامه مطلب در مورد کنترل پروژه به تعریف پروژه می‌پردازیم. به هرگونه فعالیت برنامه ریزی شده و دقیق که به صورت انفرادی و یا مشارکتی برای رسیدن به یک هدف انجام می‌شود پروژه گفته می‌شود.
یکی از مواردی که در کنترل پروژه مطرح می‌شود بررسی میزان ارزش تولید شده در برابر هزینه صرف شده است. در واقع کنترل پروژه را می‌توان به صورت زیر تعریف کرد:
"کنترل پروژه عبارت است از جمع آوری داده ‌ها، مدیریت داده‌ ها و فرآیند های تحلیلی این داده ها است که برای پیش بینی، درک و تأثیرگذاری هر یک از این داده ها بر نتایج ، زمان و هزینه ها است. این عملیات به مدیریت و تصمیم گیری مؤثر کمک می کند."
نقطه قوت کنترل پروژه در رویکرد متمرکز بودن بر داده ها و توجه به جزئیات آنها نهفته است. درواقع یک مدیر پروژه و به دنبال جزئیات و علل وقایع پیش آمده است، برای مثال صرف دانستن افزایش هزینه ها برایش کافی نیست بلکه می خواهد دلایل اصلی، اعداد و ارقام دقیق و چگونگی رفع آن را بداند. در اینصورت است که کنترل پروژه به کمک مدیر پروژه و مدیران عالی سازمان می‌آید تا تصمیم درست را اتخاذ کنند.
حال این سوال مطرح می‌شود که کنترل پروژه وظیفه کیست و در کجای پروژه قرار دارد؟
کنترل پروژه کلیه مراحل چرخه حیات پروژه، از آغاز تا پایان را در بر می‌گیرد و به صورت پیوسته باید انجام گیرد. متخصصان کنترل پروژه به صورت یک تیم به مدیریت مدیر پروژه در قلب پروژه قرار دارند. گروه کنترل پروژه اطلاعاتی را که موجب آگاهی مدیر پروژه و مدیران ارشد از روند پروژه می شود را تهیه کرده به آن ها ارائه می‌کند.

عناصر کنترل پروژه
کنترل پروژه عناصر تشکیل دهنده متعددی دارد که بسته به نوع پروژه و بزرگی آن عناصری که در زیر به آن ها اشاره شده اهمیت متفاوتی دارند. باید به این مسئله نیز توجه کرد که هر کدام از موارد زیر به نوبه خود نیازمند تخصص و مهارت ویژه است که باید در موردشان مطالعه و تحقیق شود و نیرو های انسانی متناسب با وظیفه محولیشان آموزش ببینند. به طور خلاصه در متن زیر به توضیح مختصری از هر مورد می‌پردازیم :

برنامه ریزی پروژه
برنامه ریزی یکی از اقدامات مهمی است که در آن تیم کنترل پروژه و مدیر پروژه با هم همکاری می‌کنند. هدف از این گام برنامه ریزی برای تمام منابع زمانی، مالی، انسانی و تکنولوژیکی است تا با استفاده بهینه از این موارد به هدف پروژه برسیم.

بودجه بندی
انجام فرایند بودجه ‌بندی در فعالیت های پروژه برای محاسبه دقیق هزینه ها ضروری است. این گام یکی از اقداماتی است که در مراحل کنترل پروژه بسیار مهم است و یکی از اشل های کنترل می‌باشد پس باید با دقت تمام به جزئیات انجام گیرد.

مدیریت ریسک
کنترل پروژه یک رویکرد دقیق برای مدیریت ریسک ارائه می دهد. مدیریت ریسک شناسایی، ارزیابی و اولویت بندی خطرات و به دنبال آن استفاده هماهنگ و اقتصادی از منابع برای به حداقل رساندن و کنترل احتمال خطرات ناگوار است. ریسک می‌تواند از منابع مختلفی از جمله عدم اطمینان در بازارهای مالی، تهدیدات ناشی از عدم موفقیت پروژه، بدهی های قانونی، تصادفات، دلایل طبیعی و ناشی شود.

مدیریت تغییر
هنگامی که یک پروژه از برآوردهای اصلی خود منحرف می‌شود، اغلب به دلیل یک عامل واحد نیست بلکه به دلیل اثر تجمعی از عوامل مختلف است که از آن‌ها  غافل شده‌ایم. به همین دلیل مدیریت تغییر بسیار مهم است. در مدیریت تغییر با بررسی علل تغییر در روند پروژه آن ها را شناسایی می‌کنیم و سپس نسبت به حل آن ها پیشناهاداتی را ارائه می‌کنیم تا پروژه به روند برنامه ریزی شده بازگردد.

پیش بینی
با افزایش دقت برآوردها، تیم کنترل پروژه و مدیر پروژه می توانند بینش بیشتری نسبت به روند فعلی هزینه و برنامه ها کسب کنند. اندازه گیری پیشرفت فیزیکی، مالی و زمانی پروژه یک منبع مهم برای روند پیش بینی است.

مدیریت اجرایی
تعیین و استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای نظارت بر سلامت پروژه و روند پیش بینی، برای انجام اقدامات اصلاحی بسیار مهم است.

مدیریت پروژه
مدیریت پروژه فعالیتی است شامل طراحی، برنامه ریزی، اجرا، کنترل، ارزیابی و اعمال تغییرات ناشی از بازخورد ارزیابی می‌شود که یک تیم برای رسیدن به هدف  انجام می‌دهد. چالش اصلی مدیریت پروژه رسیدن به کلیه اهداف پروژه در محدودیت های معین است. این اطلاعات معمولاً در مستندات اولیه پروژه، که در مرحله طراحی و برنامه ریزی تهیه شده، توصیف می شود. هدف از مدیریت پروژه تولید یک محصول و یا خدمت طبق سلیقه مشتری است که گاها در پروژه ها کارفرما نیز نامیده می‌شود.

تفاوت بین مدیریت پروژه و کنترل پروژه
همپوشانی بین عملکرد این دو رشته در بعضی مواقع می تواند تفاوت قائل شدن بین آنها را دشوار کند. بسیاری از سازمان ها نقش یک کنترل کننده پروژه را به یکی از مدیران پروژه اختصاص می دهند و این مسئله را گیج کننده تر می‌کند. با این حال  مهم است که تفاوت های این دو را بدانیم تا از نقش کنترل کنندگان پروژه ها به طور کامل قدردانی کنیم.

مدیریت پروژه
مدیریت پروژه یک عملکرد جامع است که شامل مدیریت افراد، فرآیندها و فعالیت ها است که پروژه را به سرمنزل مقصود و هدف تعیین شده برساند. فعالیت مدیریت پروژه جامع تر است زیرا هدف از آن تکمیل موفقیت آمیز یک پروژه با توجه به منابع موجود است.

کنترل پروژه
کنترل پروژه یک عملکرد فرعی است و فقط روی دو پارامتر تمرکز دارد: هزینه و برنامه. هدف اصلی کنترل پروژه ها به حداقل رساندن واریانس هزینه ها و برنامه زمانبندی از آنچه در ابتدا برنامه ریزی شده است. کنترل پروژه به عنوان یک مهار ایمنی برای مدیریت پروژه عمل می‌کند.
در واقع کنترل پروژه بخشی از عملکرد نظارت است که سناریوها را تجزیه و تحلیل کرده و توصیه هایی را ارائه می‌دهد. یک کنترل کننده پروژه هزینه و برنامه ها را بررسی و ارزیابی می‌کند و به تیم پروژه درباره مسائل بالقوه مشاوره می‌دهد. اجرای واقعی این توصیه ها توسط تیم کنترل پروژه انجام نمی‌شود بلکه توسط مدیران پروژه انجام می‌شود.
در تصویر زیر جایگاه مدیریت پروژه و بخش کنترل پروژه در یک پروژه عمرانی مشخص شده است که به صورت واضح تفاوت این دو مورد را آشکار می‌کند:
 

در حالت کلی اگر بخواهیم بحث کنترل پروژه را جمع بندی کنیم باید بگوییم که وظیفه تیم کنترل پروژه این است که :
1-     بررسی کند که میزان زمان مورد نیاز برای اتمام پروژه و تهیه یک برنامه زمانبندی دقیق
2-    نظارت بر روند اجرای پروژه و تحلیل پروژه و کنترل آن با برنامه زمانبندی تهیه شده
3-    در صورت مغایر بودن روند پروژه با برنامه زمانبندی باید علل تاخیر در روند پروژه و به صرفه‌ترین راهکار های جبران آن پیش بینی شود
4-     نحوه تخصیص منابع اعم از مالی، زمانی، نیروی انسانی و تجهیزات با در نظر گرفتن برنامه زمانبندی و اهداف تبیین شده پروژه
با توجه به موارد ذکر در این مقاله نتیجه این می‌شود که کنترل پروژه همچون چشم و گوش در بدن انسان است و نظارت می‌کند بر روند انجام کارها.
با توجه به مواردی که گفته شد اهمیت کنترل پروژه در کسب و کار ها روشن شد و ضرورت برای تخصیص منابع زمانی، مالی و انسانی برای تربیت مدیران کارا برای سازمان ها بیش از پیش نمایان شد. یکی از اولین و مهمترین اقداماتی که هر مدیر و یا صاحب کسب و کار باید برای خود و مدیران پروژه انجام دهد آموزش است. آموزش های آزاد دانشکده کارآفرینی دانشگاه تهران با برگزاری دوره های کوتاه مدت و بلند مدت در این راه همراه و همقدم شما می‌باشد.

آموزش های آزاد دانشکده کارآفرینی دانشگاه تهران
آموزش های آزاد دانشکده کارآفرینی دانشگاه تهران